Je moet dus een hybride werkbeleid maken? Hier zijn onze beste tips om ervoor te zorgen dat de uitrol van jouw hybride werkbeleid een succes wordt.

Als je dit leest, bestaat de kans dat je deel uitmaakt van het team dat verantwoordelijk is voor het creëren van een hybride werkbeleid. Na thuiswerkopdrachten en de acceptatie van werken op afstand tijdens de pandemie, werd ‘hybride werken’ het modewoord van de werkende wereld.

En met een goede reden ook. Er zijn nu minder locatiegebonden beperkingen, waardoor een betere mix van werk en privéleven en een hoger niveau van geluk en productiviteit ontstaat.

Net als bij elke massale acceptatie van een werkplektrend, is het opstellen van beleid een belangrijk onderdeel om ervoor te zorgen dat hybride werk een succes wordt. En aangezien werknemers en leiders in België nu het liefst hybride werkt (51%), is dit iets waar de meeste bedrijven nu naar op zoek zijn.

Wat is hybride werk?

Hybride werken is een flexibele manier van werken die werknemers de mogelijkheid geeft om deels in de fysieke werkruimte en deels op afstand, thuis of elders, te werken. Hoewel hybride werk al een tijdje op sommige werkplekken bestaat, werd het populair na de COVID-19-pandemie.

Wat zijn enkele voorbeelden van hybride werkmodellen?

Houd er rekening mee dat dit een niet-uitputtende lijst is. Enkele voorbeelden van hybride werkmodellen zijn:

1. Het remote-first-model
In dit model is werken op afstand de standaard, hoewel werknemers naar kantoor kunnen komen wanneer en wanneer ze dat nodig hebben. Dit model biedt meestal de meeste flexibiliteit en verschilt nogal tussen organisaties.

Voor sommigen betekent het alleen naar kantoor komen om samen te werken en aan grotere projecten te werken. Voor anderen betekent het een ruimte bieden die werknemers zo vaak of zo weinig kunnen gebruiken als ze willen.

2. Het kantoormodel
In dit model is kantoorwerk de standaard, hoewel werknemers er soms voor kunnen kiezen om op afstand te werken. Bedrijven die een office-first-model hanteren, stellen meestal een verplicht aantal dagen op kantoor in. De overige dagen van de week zijn optioneel als in-office of remote.

Voor organisaties die afhankelijk zijn van samenwerking, zowel binnen teams als tussen afdelingen, is dit vaak het voorkeursmodel.

3. Het schema- of split-weekmodel
Hoewel het planningsmodel veel minder gebruikelijk is dan de vorige twee modellen, is het op sommige werkplekken aanwezig. In dit model rouleren teams welke weken ze op kantoor zijn en welke weken ze op afstand zijn. Dit helpt bij capaciteitsplanning als het gaat om het gebruik van kantoorruimte, wat vooral gunstig is voor grote bedrijven.

Het is belangrijk op te merken dat dit model aanzienlijk minder flexibel is en kan resulteren in zwakkere verbindingen tussen teams.

Hoe zorg je ervoor dat je hybride werkbeleid een succes wordt?

Om een hybride werkbeleid succesvol te implementeren, zijn er een aantal zaken waar je rekening mee moet houden.

1. Krijg de beste technologie en IT-services om hybride werk te ondersteunen

Welk model je ook gebruikt, je moet naadloze technologie bieden. Dit betekent het gebruik van functionele software, die alles omvat, van cloudopslag tot communicatie.

Zorg ervoor dat werknemers die op afstand werken de juiste apparatuur gebruiken en dat basiszaken zoals internetconnectiviteit, beveiliging en hardware gedekt zijn. Zorg er bij het maken van jouw hybride werkbeleid voor dat je duidelijk weet welke programma’s en software het bedrijf gebruikt en waarom.

Je kan bijvoorbeeld Slack of Microsoft Teams gebruiken voor meer informele, dagelijkse gesprekken en Gmail of Outlook voor taken en projecten.

Uiteindelijk wil je garanderen dat alle medewerkers om dezelfde redenen dezelfde apparatuur, programma’s en software gebruiken.

2. Zorg ervoor dat je beleid de behoeften van jouw team ondersteunt

Een fout die sommige organisaties maken als het gaat om het creëren van een hybride werkbeleid, is het maken van het beleid zonder het team te raadplegen. Hoewel je nooit aan alle behoeften van jouw teamleden zult kunnen voldoen, kan je ze bij verschillende stadia van het opstellen van beleid betrekken.

Dit zou eruit kunnen zien als het houden van brainstormsessies met belangrijke leden. Of enquêtes uitsturen en hen de mogelijkheid geven om feedback te geven. Als het gaat om het afronden van jouw hybride werkbeleid, zorg er dan voor dat je rekening houdt met de verschillende omstandigheden en capaciteiten van het team.

Bied teamleden de mogelijkheid om hun persoonlijke behoeften met hun manager te bespreken. Overweeg om ervoor te zorgen dat bepaalde onderdelen van het beleid per geval kunnen worden aangepast.

3. Definieer duidelijk je hybride werkmodel en alle relevante rollen en verantwoordelijkheden

Vanaf het begin moet jouw hybride werkbeleid bepalen welk hybride werkmodel je gaat gebruiken, wat het inhoudt en op welke werknemers het betrekking heeft. Als je geen algemeen beleid voor hybride werk aanbiedt, communiceer dan hoe werknemers op maat gemaakte modellen kunnen aanvragen die bij hen passen.

Zorg ervoor dat alle werknemers hun rollen en verantwoordelijkheden begrijpen als het gaat om hybride werk. Beschrijf eventuele klachtenprocedures die kunnen optreden als ze zich niet aan het beleid houden.

Controleer en update ten slotte ander beleid dat mogelijk wordt beïnvloed door het nieuwe hybride werkbeleid en communiceer eventuele wijzigingen aan het team.

4. Optimaliseer jouw fysieke werkruimte om samenwerking en productiviteit te bevorderen

Na het uitrollen van een hybride werkbeleid zullen veel werknemers waarschijnlijk niet zo vaak met elkaar omgaan als toen ze vijf dagen per week op kantoor werkten. Zolang de fysieke werkruimte die je aanbiedt samenwerking bevordert, zal je merken dat dit geen verschil maakt voor de manier waarop jouw team met elkaar omgaat.

Zorg voor een werkruimte met een reeks gebieden voor zowel gericht werken als samenwerken: lounges, vergaderruimten, pauzeruimten, privépods en bureaus. Voorzieningen zoals een café, een oefenstudio en een buitenterras zorgen ervoor dat teamleden samen kunnen komen en met elkaar kunnen communiceren buiten het bureau. Een kantoor, bureauruimtes en telefooncellen geven werknemers allemaal privacy en ruimte om zich te concentreren.

5. Behandel externe medewerkers op dezelfde manier als medewerkers op kantoor

Voor jouw werknemers zorgen, waar ze zich ook bevinden, is de laatste stap van het uitrollen van een hybride werkbeleid waar veel organisaties op afknappen. Zowel medewerkers op afstand als medewerkers op kantoor moeten toegang hebben tot belangrijke bedrijfsbrede vergaderingen.

Stimuleer het gebruik van een communicatieplatform zoals Slack of Microsoft Teams, zowel binnen als tussen teams, en creëer kanalen voor zowel werkgerelateerde chat als meer informele, vriendelijke gesprekken.

Zorg ervoor dat jouw managementteam regelmatig vergadert met personeel op afstand en dat alle belangrijke gesprekken online kunnen worden gevoerd, zowel voor medewerkers op kantoor als voor medewerkers op afstand.