Vergaderen is belangrijk, het zorgt voor een moment waar concrete doelen, afspraken en vooruitzichten worden opgesteld.

Het is dan vaak ook het moment dat dingen die minder vlot lopen, ook kunnen worden besproken en aangepakt worden.

Jammer genoeg loopt het niet altijd zo soepel, en voor veel mensen voelen vergaderingen vaak aan als “tijdsverspilling” door een slechte organisatie of voorbereiding.

Daarom hebben wij hieronder een aantal tips die jou op weg helpen om jouw vergaderingen vlot, efficiënt en resultaatgericht tot een goed einde te brengen.

TIP 1: Zorg dat je een duidelijke reden hebt om te vergaderen.

Een succesvolle vergadering begint met een goede voorbereiding. Schrijf de timing uit, en stel per tijdsframe een doel op. Zorg ervoor dat je aanwezigen direct weten waar de vergadering over gaat, zodanig de punten gemakkelijk en vlot te overlopen zijn. Dit zorgt er ook voor dat de vergadering een lijn krijgt, en dat er minder zal worden afgeweken. Zorg dat de agenda punten ruimschoots op tijd zijn gecommuniceerd, zo kan iedereen zich goed voorbereiden. Je wilt in zo’n min mogelijk tijd, zoveel mogelijk duidelijk gemaakt hebben.

TIP 2: Zorg voor een comfortable ruimte die voorzien is van het nodige materiaal.

Vergaderen vraagt vaak veel van mensen, en al helemaal voor de concentratie. Zorg daarom dat iedereen voldoende ruimte heeft om te zitten en te werken. Bij BORA coworking vind je de geschikte ruimte voor een waardevolle vergadering. Een geëquipeerde ruimte zorgt voor meer focus op wat echt telt. Mocht dat er niet zijn kunnen ze hun concentratie verliezen, en gaan er zaken verloren in de vergadering die enorm belangrijk kunnen zijn. Zorg ook dat als er bijvoorbeeld cijfers moeten getoond worden, dat dit kan op een groot scherm, dat voor iedereen goed zichtbaar is. Cijfers tonen op je laptop zal ervoor zorgen dat niet iedereen het heeft gezien, waardoor er terug belangrijke informatie kan misgelopen zijn. Een Flipchart of tv scherm kan hierbij ook zeer waardevol zijn.

TIP 3: Verdeel de rollen.

Een goede vergadering wordt vaak niet door 1 persoon geleidt. Vaak zijn er meerdere personen nodig, om een zo succesvol mogelijke vergadering te organiseren. Daarom raden wij aan om op voorhand de rollen te verdelen, een aantal voorbeelden zijn: Facilitator, Verslaggever en een technisch verantwoordelijken. Een facilitator zorgt ervoor dat iedereen aan t woord komt, en leid de vergadering. Een Verslaggever is verantwoordelijk voor alles te noteren wat er gezegd en beslist wordt, zodat dit ten alle tijden kan worden nagegaan, en misverstanden te elimineren. Een technische verantwoordelijke is zeker geen overbodige luxe, om alles zo vlot mogelijk te laten verlopen, overlopen, filmpjes, geluid etc.

TIP 4: Neem genoeg pauze.

Het klinkt misschien niet direct logisch, maar dit wordt vaak onderschat. Zoals eerder gezegd, vergt een vergadering een goede concentratie. Maar als je 2 uur na elkaar vergaderd, zal er weinig overblijven van die concentratie. Het zorgt er ook voor dat er iemand onnodig uit de zaal moet vanwege een toilet pauze. Neem dus voldoende pauze, de pauze hoeft zeker niet lang te zijn. 10/15 min is voldoende voor iedereen om het toilet te gebruiken of snel een goede koffie te nemen om je energie wat te stimuleren.

TIP 5: Respecteer de tijd

Als je een vergadering organiseert en je verwacht dat dit 2 uur zal duren, probeer dit dan te respecteren. Vaak hebben de aanwezigen nog andere meetings, of werk liggen, waardoor ze erop rekenen dat de tijd gerespecteerd zal worden. Gebeurt dit niet, dan zal je rap merken dat de concentratie en medewerking snel zal minderen. Timing is essential.

TIP 6: Zorg voor een gezonde en lichte lunch.

Als je een hele dag vergaderd dan wekt dat uiteraard wel wat honger op, en vergaderen op een lege maag, dat doe je beter niet. Maar wat serveer je dan voor lunch? En moet dat een stevige of een lichte maaltijd zijn? Wij raden een gezonde en lichte maaltijd aan. Zwaar en ongezond eten zorgen er vaak voor dat het energie peil omlaag gaat, en dat is juist het omgekeerde van wat je wilt tijdens een vergadering.

Lichte en gezonde maaltijden zorgen dan juist weer voor een energie boost, waardoor iedereen na de maaltijd weer met goede goesting erin kan vliegen. Weet je niet goed wat te serveren, vraag dit dan gerust aan een cateraar of traiteur, en laat een maaltijd samen stellen, zo ben je op je gemak, en ben je zeker dat je eisen zullen voldaan zijn.

TIP 7: Wijk niet af van de agenda punten

Je kent het wel, je zit in vergadering een onderwerp te bespreken maar plots komt er een ander onderwerp aan te pas, dat misschien wel gerelateerd is maar dat niet helpt om puntje 1 af te ronden… Zo zie je dat een goed schema al veel kan voorkomen, en als het dan toch gebeurd, wees dan niet bang om het gesprek terug te sturen naar waar het naartoe moet. Als je dit niet doet, dan zal de vergadering, heel veel tijd, en moeite kosten in beslag nemen. En misschien nog erger, veel frustratie. Bespaar het jou en jouw kandidaten dus, en zorg dat je puntje voor puntje aanpakt, en niet afwijkt.

TIP 8: Maak een To-Do lijst

De vergadering is vlot verlopen, je hebt besproken wat je moest, en de volgende actie punten zijn bekend. Noteer deze goed, en laat ze oplijsten, en verzonden worden naar de aanwezige (en afwezige indien nodig). Zo weet iedereen direct wat er te doen staat na de vergadering. Loop ze eventueel achteraf nog eens over zodat iedereen effectief begrijpt wat van hun verwacht wordt. Zo voorkom je misverstanden.

TIP 9: Respecteer de gemaakte beslissingen

Een absolute NO-GO in een vergadering is een vorige beslissing in twijfel trekken. Op deze manier wek je frustratie op bij je deelnemers en verlies je ook veel belangrijke tijd. Neem dus een besluit, en blijf erbij.

TIP 10: Vergeet de “Stille mensen” niet!

Vaak zijn er mensen in een vergadering die veel het woord nemen, waardoor er sommige mensen op de achtergrond geraken. Vergeet deze mensen zeker ook niet aan t woord te laten, vaak hebben deze mensen goede feedback maar durven ze net iets minder deze feedback te delen. Door hun de kans te geven om hun feedback te geven, zullen ze zich sneller openstellen om hun mening ook te delen. Iedereen kan een waardevolle mening hebben, als ze de kans krijgen deze te delen.

Dat waren de 10 tips om jou vergadering klaar te stomen voor succes, waardoor vergaderingen vlot en efficiënt zullen zijn, en vooral het gewenste resultaat zullen opleveren. Vergeet dus niet comfy stoelen te voorzien, het groot scherm aan te doen en af en toe een pauze in te lassen met een lekkere koffie, thee of fris glas water.

Remember Meetings CAN be fun!

Boek je vergaderruimte voor 2-12 personen bij BORA coworking via deze link.