Een eventruimte bepaalt vanaf de allereerste seconde de volledige stemming van de gasten. Een toplocatie werkt als een klankbord dat je verhaal vertelt. Een verkeerde ruimte haalt de hele beleving daarentegen direct naar beneden. Kies daarom voor een plek die vanaf de start met je meewerkt.
In het kort.
- De locatie zet de toon nog voor de eerste spreker het podium opgaat.
- Drie dingen die een ruimte kraken: gebrek aan netheid, slechte AV-techniek en verkeerde verlichting.
- Vijf dingen die een ruimte maken: warm onthaal, eigen branding, juiste opstelling, verbinding met buiten en een social media corner.
Waarom is de locatie van een evenement belangrijk?
De locatie doet eigenlijk het belangrijkste werk nog vóór je event begint. De zaal werkt als een onzichtbare regisseur die meteen de toon zet. Zodra je gasten binnenstappen, bepaalt de ruimte hoe zij zich voelen en gedragen. Een goede zaal zorgt dat mensen makkelijk hun plekje vinden, comfortabel zitten en meteen zin hebben in de dag.
Goede sprekers en sterke presentaties zijn onmisbaar, maar de eventruimte bepaalt hoe krachtig die boodschap echt binnenkomt. Licht, geluid, comfort, sfeer en techniek spelen allemaal mee in hoe gasten het event ervaren. Wanneer alles klopt, tilt de juiste ruimte je event naar een hoger niveau en vormt het de perfecte basis voor een geslaagde dag.
Wat kraakt een eventruimte?
Een eventruimte kraakt zodra praktische problemen de beleving van je gasten beginnen te verstoren. Vaak zijn het net de kleine dingen. Wanneer de ruimte slordig aanvoelt, de techniek hapert of de uitstraling niet klopt, verschuift de aandacht meteen van het event naar het ongemak errond. Zodra gasten daarop beginnen letten, wordt het moeilijk om nog een professionele indruk vast te houden.
Niet proper
Een stoffige vloer, vingerafdrukken op glazen of onverzorgde toiletten vallen meteen op. Gasten linken die slordigheid onbewust aan de kwaliteit van jouw event of bedrijf.
Een verzorgde eventruimte straalt daarentegen meteen professionaliteit en rust uit. Daarom maakt een nette, frisse ruimte zo'n groot verschil vanaf het moment dat gasten binnenkomen.
AV dat niet werkt
AV staat voor audiovisuele techniek. Dit is alles wat nodig is voor het geluid, het beeld en de presentaties. Als een eventruimte dit niet goed voor elkaar heeft, dan kraakt de hele dag.
Typische problemen zijn:
- Microfoon die piept of wegvalt
- Geluid dat niet goed doorkomt
- Schermen die niet opstarten
- Presentaties die blijven hangen
Op zulke momenten letten de gasten meteen niet meer op het verhaal, maar alleen nog op de fout. Het haalt de vaart uit de dag en het is lastig om de aandacht weer terug te krijgen. Een goede eventruimte zorgt ervoor dat alles vooraf getest is en klaarstaat.
Weinig of verkeerd licht
Te donkere ruimtes maken bezoekers snel moe en passief. Fel, koud licht neemt daarentegen alle gezelligheid weg en doet denken aan een saai klaslokaal. Als een eventruimte geen goede verlichting heeft, dan kraakt de energie in de zaal.
Een goede eventruimte werkt met een doordachte lichtsetting, vaak een combinatie van warm kunstlicht en natuurlijk daglicht. Zo pas je het licht makkelijk aan bij elk moment van de dag.
Wat maakt een eventruimte?
De eventruimte maakt je event als de techniek perfect werkt en de zaal goed is ingericht. Gasten stappen binnen en voelen meteen dat het klopt: de ruimte is licht en netjes. Alles klopt tot in de puntjes, wat zorgt voor tijd en rust om te connecteren en te genieten.
Hieronder geven we vijf tips mee voor een perfecte setting van je eventruimte:
1. Zorg voor een warm welkom
De eerste indruk begint al bij de entree. Je wil vermijden dat mensen binnenkomen en onzeker moeten zoeken waar ze naartoe moeten. Een duidelijke, rustige ontvangstplek met een overzichtelijke vestiaire haalt de stress van de reis meteen weg. Gasten voelen zich direct gezien en welkom.
- Een bemande onthaalbalie voor een vriendelijke ontvangst
- Een bewaakte vestiaire voor jassen en tassen
- Duidelijke borden vanaf de parkeerplaats tot aan de zaal
- Een opvallend welkomstbord dat past bij je event
Wanneer de binnenkomst vlekkeloos verloopt, land je gast met een open blik in de zaal. De reisstress valt weg en iedereen is meteen klaar voor het programma.
2. Toon je eigen branding voor herkenbaarheid
Jouw logo op de schermen en kleuren die perfect matchen met je huisstijl maken van je setting een professionele indruk. Het straalt betrouwbaarheid uit naar de gasten en zorgt ervoor dat je herkenbaar bent.
Denk bijvoorbeeld aan deze ideeën om de eventruimte aan te kleden:
- Jouw logo en video's op alle digitale schermen
- Een grote welkomstboodschap op het presentatiescherm
- Een rollup banner naast de ingang
- Bedrijfskleuren in de bloemstukken op tafel
- Jouw logo op de menukaartjes bij de bar
- Notitieblokken en pennen in jouw huisstijl
Door deze details maak je de plek even helemaal van jou. Gasten voelen meteen dat ze goed zitten en ervaren je merk op een leuke, creatieve manier.
3. Kies de juiste opstelling
De zaal moet passen bij het aantal gasten en de planning van je dag. Een te grote ruimte voelt leeg, terwijl een te kleine ruimte benauwd werkt. Denk bijvoorbeeld aan deze opstellingen om je publiek mee te krijgen:
- Cabaret opstelling: tafels met stoelen die in een halve cirkel naar het podium wijzen.
- Theater opstelling: rijen stoelen achter elkaar, net als in de bioscoop.
- U-vorm: tafels in de vorm van een 'U' waarbij iedereen elkaar kan aankijken, bijvoorbeeld voor een brainstormsessie.
Een goede indeling haalt de spreekwoordelijke barrière tussen het podium en het publiek weg. Dit zorgt veel sneller voor interactie en connectie.
4. Maak verbinding met buiten
Een directe route naar de buitenlucht blaast je evenement pas echt leven in. Zeker tijdens een intensieve dag doet een frisse neus wonderen voor de concentratie. Het doorbreekt het lange zitten en geeft je gasten de ruimte om op te laden.
Gooi de deuren open en gebruik de buitenruimte als onderdeel van je programma:
- De terras brainstorm: stuur subgroepjes naar buiten voor frisse ideeën.
- De picknick lunch: ruil de vaste tafels in voor een informele lunch in het groen.
- De tuinterras borrel: sluit de dag ontspannen af in de buitenlucht.
5. Richt een social media corner in
Een gezellig ingerichte hoek met een mooie achterwand nodigt uit tot het maken van foto's en video's. Een social media corner zorgt bovendien voor gratis online bereik voor jouw evenement.
Denk bij de inrichting van deze fotohoek aan de volgende elementen:
- Een fotowand met het logo of de kleuren van jouw bedrijf
- Leuke accessoires die passen bij het thema van de dag
- Goede verlichting zodat de foto's en video's direct scherp zijn
- Een bordje met de hashtag van het evenement erop
- Vind je inspiratie op Pinterest
Mensen delen graag mooie beelden op internet. Door hier vooraf een specifieke plek voor te maken, wordt jouw evenement online veel beter zichtbaar. Tegelijkertijd nemen je gasten een leuke herinnering mee naar huis.
Op zoek naar een eventruimte met een krachtige setting?
BORA coworking biedt een eventruimte die jouw event maakt. Neem een kijkje welke faciliteiten we allemaal bieden en boek een rondleiding.