Hoe je met de juiste eventruimte een duurzaam event organiseert.

Een event plannen brengt veel extra vragen met zich mee: hoe beperk je afval, hoe vermijd je onnodig transport en hoe zorg je dat alles niet onnodig complex wordt, terwijl je toch bewust wil organiseren?

Wat vaak onderschat wordt, is dat een groot deel van die keuzes eigenlijk al vastligt in de eventruimte zelf. De juiste eventlocatie neemt heel wat praktische zorgen weg en zorgt ervoor dat je event van bij de start eenvoudiger en vlotter verloopt.

Waarom wordt duurzaamheid steeds belangrijker bij events?

Duurzaamheid wordt steeds belangrijker bij events omdat klanten, gasten en werknemers bewuster kijken naar de impact van een bijeenkomst. Een event met veel afval, losse verplaatsingen of onnodig materiaal past vaak niet meer bij de professionele uitstraling die je als organisatie wilt geven.

Ook de verwachtingen veranderen snel. Uit een Belgische studie van The Ecological Entrepreneur blijkt dat de helft van de organisaties vandaag al vragen krijgt van klanten om duurzamer te werken. Daarnaast toont onderzoek van Acerta in samenwerking met KU Leuven aan dat 79% van de werknemers het belangrijk vindt dat hun werkgever klimaatmaatregelen neemt. Daardoor wordt bewust organiseren stilaan iets waar bedrijven niet meer omheen kunnen.

Hoe kan je een duurzamer event organiseren?

Veel bedrijven willen vandaag wel groener organiseren, maar botsen vaak op dezelfde moeilijkheid: hoe doe je dat zonder dat de voorbereiding meteen ingewikkelder wordt? Want naast de inhoud van je event moet je ook rekening houden met catering, techniek, timing, gasten, communicatie en praktische organisatie.

Daardoor voelt duurzaamheid soms aan als 'nog iets extra' om over na te denken. Terwijl dat eigenlijk niet nodig is. Een duurzaam event organiseren draait vaak niet om grote veranderingen, maar wel om slimme keuzes maken vanaf het begin. En één van de belangrijkste keuzes daarin is de eventruimte zelf.

1. Kies voor alles op één plek

Eén van de eenvoudigste manieren om je event groener te organiseren, is alles op dezelfde locatie laten plaatsvinden. Wanneer de presentatie, workshops, catering en netwerkborrel verspreid zitten over meerdere plekken, zorgt dat automatisch voor extra transport, meer logistiek en vaak ook meer stress op de dag zelf. Een multifunctionele eventruimte neemt veel van die zorgen weg doordat alles samenkomt onder één dak.

• Je bespaart op transport tussen verschillende locaties
• Er is minder opbouw en afbouw van los materiaal nodig
• Het programma zorgt voor een logisch en rustig verloop van de dag

Het beperkt ook heel wat onnodige verplaatsingen en bijgevolg uitstoot. Bovendien is er vaak meer connectie tijdens pauzes en netwerkmomenten wanneer iedereen gezellig samen op dezelfde locatie blijft.

2. Huur een eventlocatie met energiezuinige technieken

Een moderne eventspace doet vandaag meer dan alleen schermen en geluidsinstallaties voorzien. Steeds meer locaties investeren bewust in energiezuinige oplossingen om hun impact op het milieu te beperken, zonder in te boeten op comfort of kwaliteit.

Denk bijvoorbeeld aan ruimtes die werken met zonnepanelen, energiezuinige LED-verlichting en professionele apparatuur die dagelijks efficiënt gebruikt wordt. Daardoor is er minder extra materiaal nodig en verloopt alles ook technisch veel vlotter tijdens je event. Dit biedt vele voordelen:

• Minder energieverbruik tijdens het event
• Professionele installaties die perfect afgestemd zijn op de ruimte
• Minder extern materiaal en transport nodig
• Een moderne en comfortabele ervaring voor gasten

Voor organisatoren geeft dat bovendien extra rust. Je hoeft zelf minder techniek te voorzien en kan vertrouwen op een locatie die hier bewust mee bezig is.

3. Denk aan zero waste

Zero waste draait om zo weinig mogelijk afval door vooraf goed na te denken over wat echt nodig is. Dat gaat niet alleen over sorteren, maar vooral over vermijden: minder printmateriaal, minder wegwerpverpakkingen en een catering die afgestemd is op het aantal gasten. Een eventruimte die hierop voorzien is, maakt die keuzes meteen eenvoudiger.

Wat helpt om afval te beperken:

• Digitale schermen gebruiken in plaats van geprinte materialen
• Catering afstemmen op het aantal aanwezigen
• Wegwerpverpakkingen vermijden waar mogelijk
• Duidelijke afvalsortering voorzien op locatie

Door het aantal gasten correct in te schatten en de catering daarop af te stemmen, vermijd je overschotten. Door informatie digitaal te delen in plaats van op papier, beperk je wat na het event overblijft.

Hoe BORA coworking duurzame events mogelijk maakt

Bij BORA coworking praten we niet alleen over duurzaamheid, we maken het elke dag concreet in hoe onze eventruimte werkt. Wij geloven dat een professionele uitstraling en ecologische verantwoordelijkheid hand in hand gaan.

B Corporation

Als B Corporation voldoen we aan hoge standaarden op het vlak van sociale en milieuvriendelijke impact. Dat betekent dat onze werking regelmatig wordt bekeken en getoetst op hoe we omgaan met mens en milieu. Zo weet je zeker dat je met een verantwoorde partner samenwerkt.

Dit keurmerk geeft ook een belangrijk signaal af aan jouw gasten. Het laat zien dat je event doorgaat op een plek waar hier echt aandacht voor is. Bovendien geeft het extra vertrouwen voor jouw eigen duurzame doelen.

Samenwerking met Go Forest

BORA heeft een nauwe samenwerking met Go Forest. Voor elk event bij BORA gaat er een vaste bijdrage naar herbebossingsprojecten op verschillende plekken in de wereld waar nieuwe bomen worden geplant. Zo krijgt je event extra groen mee met bomen die op termijn ook CO₂ opnemen.

Laadpunten

Ben je op zoek naar een eventruimte waar elektrische wagens vlot kunnen opladen? BORA voorziet laadpunten op locatie zodat je gasten hun wagen tijdens het evenement gemakkelijk kunnen voorzien van groene stroom.

Kiezen voor een locatie met eigen laadpalen biedt interessante voordelen:

• Gasten met een elektrische wagen kunnen zorgeloos en zonder tijdverlies reizen
• Je neemt een praktische drempel weg rondom het transport naar je event
• Je toont dat je event aansluit bij mensen die bewust kiezen voor elektrisch rijden

Dit maakt het een stuk makkelijker om je event te organiseren zonder dat vervoer een extra zorg wordt voor jou of je gasten.

Zonne-energie

We hebben ook zonnepanelen die groene stroom opwekken waarmee we de volledige eventruimte voorzien van energie. Van de presentatieschermen tot het zuivere geluid en de warme verlichting in de zaal: alles draait op de kracht van de zon.